Notfallplan zur COVID-19-Pandemie – Auditplanung, Fristen und Termine

Zur Verlangsamung der weiteren Ausbreitung des Corona-Virus, zum Schutz unserer Mitarbeiter, Kunden und der Allgemeinheit, hat die AGQS Qualitäts- und Umweltmanagement GmbH Festlegungen zur Verschiebung von Auditterminen und zur Fristenwahrung in besonderen Ausnahmesituationen getroffen. Diese Festlegungen erfolgen in Übereinstimmung mit der vom IAF International Accreditation Forum, Inc. im IAF ID 3:2011 („IAF Informative document for management of extraordinary events or circumstances affecting ABs, CABs and certified organizations“) definierten Vorgehensweise, auf die auch seitens der DAkkS Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH verwiesen wird.
Hier die ab sofort gültige Vorgehensweise:
• Vereinbarte Audittermine sollten grundsätzlich erst einmal unter Abwägung der aktuellen Risikolage gehalten werden, um eine koordinierte Planung auch weiterhin zu ermöglichen. Größtmöglichen Schutz durch Abstand und Hygienemaßnahmen sowie ein Minimum an Audit-Interviews werden dabei seitens der AGQS gewährleistet. Kurzfristige Absagen sind ohne Nachteile selbstverständlich immer möglich. Bitte bedenken Sie jedoch, dass jeder verschobene Termin mit gleichbleibenden Ressourcen nachgeholt werden muss und sich dadurch zeitliche Engpässe ergeben können.
• Jede Pandemie-bedingte Bitte um Terminverschiebung muss schriftlich erfolgen, um der Zertifizierungsstelle eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage zu geben.
• Aufgrund individueller Abwägungen seitens unserer Kunden oder auch der AGQS kann es erforderlich sein, Vor-Ort-Termine zu verschieben. Dies ist grundsätzlich bis zu sechs Monaten nach dem üblichen „Zertifikatsstichtag“ möglich, ausnahmsweise auch bei Erstüberwachungen und Rezertifizierungen. Hierbei wird das Audit grundsätzlich gesplittet in einen Off-Site-Teil, der entsprechend der ursprünglichen Planung fristgerecht erfolgen muss (Inhalte hierzu siehe unten), und einen verkürzten Vor- Ort-Audittermin innerhalb der Sechs-Monats-Frist nach dem Stichtag. Eine weitere Fristverlängerung ist aus Sicht der aktuellen, international gültigen Regelungen bisher nicht vorgesehen und würde zum Verlust der Zertifizierung führen. Hierzu ist die weitere Entwicklung der Pandemie abzuwarten.
• Remote-Audits: Grundsätzlich ist eine 100%-Auditierung im Remote-Verfahren im Rahmen der Notfallregelung des IAF denkbar (siehe auch IAF MD 4:2018 und IAF ID 12:2015), jedoch nur in wenigen Branchen tatsächlich möglich. Wir betrachten ein Remote-Audit als allerletzte Entscheidung und nur nach individueller Beurteilung durch den eingesetzten Auditor in Abstimmung mit der Zertifizierungsstelle, um die Integrität des Verfahrens zu gewährleisten.
• Insbesondere bei ablaufenden Zertifikaten, die aufgrund der Pandemie-bedingten Umstände nicht fristgerecht erneuert werden können, stellt die AGQS nach erfolgtem Off-Site-Audit eine Übergangsbescheinigung aus, die über den aktuellen Zertifizierungsstatus Auskunft gibt. Nach vollständigem Abschluss des Verfahrens einschließlich Vor-Ort-Audit wird ein auf das Ablaufdatum des ursprünglichen Zertifikats bezogenes Anschlusszertifikat ausgestellt.
Für den Fall, dass ein Audit in einen Off-Site- und einen On-Site-Teil aufgeteilt werden muss, sind für den Off-Site-Teil des Audits Systemdokumente und -nachweise entsprechend folgender Aufstellung vorzulegen. Diese Liste kann individuell vom Auditor im Dialog um weitere Inhalte ergänzt werden, um die ein Höchstmaß an Integrität für das Audit zu gewährleisten.
Inhalte eines Off-Site-Audits (Dokumentenprüfung):
Folgende Unterlagen/Systemnachweise sind für die Off-Site-Begutachtung vorzulegen:
• aktuelles Organigramm,
• aktuelle Risiken- und Chancenbewertung,
• Ziele und Programme,
• Managementbewertung,
• Aufzeichnung über interne Audits,
• Nachweise über Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen,
• geänderte/aktualisierte Dokumente,
• Auswertungen über die Systemleistung,
• sowie weitere vom Auditor individuell angeforderte Dokumente und Aufzeichnungen.
Diese Festlegungen gelten ab sofort bis auf Widerruf nachrangig zu möglichen behördlichen Anordnungen wie z. B. Ausgangssperren und Reiseverbote. Für aktuelle Informationen in Ihrem individuellen Fall stehen wir Ihnen selbstverständlich per Telefon und Email gern zur Verfügung.
Bitte bleiben Sie gesund!
Jörg Oppitz
Nützliche Links:
https://www.iaf.nu/articles/IAF_Statement_on_COVID19/636
https://www.iaf.nu/articles/IAF_COVID19_FAQs/638

18. März 2020   Oppitz