Wichtige Termine und Übergangsfristen zur Revision der ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015

Die ISO 9001:2015 und die ISO 14001:2015 wurden am 14.09.2015 verabschiedet und die deutschen Übersetzungen Ende 2015 veröffentlicht. Wir möchten Ihnen kurz darstellen, was in der dreijährigen Übergangsphase zu beachten ist.

Der 14.09.2015 bedeutet, dass theoretisch seit diesem Zeitpunkt nach der ISO 9001:2015 und der ISO 14001:2015 zertifiziert werden kann. Zur Umstellung von der DIN EN ISO 9001:2008 auf die DIN EN ISO 9001:2015 und von der DIN EN ISO 14001:2009 auf die DIN EN ISO 14001:2015 gilt eine Übergangsfrist von 3 Jahren, beginnend mit dem Datum der Veröffentlichung der ISO-Standards. Während dieser Übergangsfrist ist eine Zertifizierung nach beiden Normenrevisionen sowohl für die DIN EN ISO 9001 wie auch für die DIN EN 14001 möglich. Zu beachten ist hier, dass Zertifikate nach der alten Norm eine maximale Laufzeit bis zum 14. September 2018 haben dürfen! Ab dem 15. September 2018 ist die DIN EN ISO 9001:2015 und die DIN EN ISO 14001:2015 zwingend anzuwenden, die Vorgängerversionen werden ungültig.

Allerdings kann auch ab sofort schon nach der neuen Fassung zertifiziert werden. Ein frühzeitiger Umstieg auf die neue Version empfiehlt sich, um bei Erst- und Rezertifizierungen die volle Laufzeit von 3 Jahren in Anspruch nehmen zu können. Der beste Weg ist, den Einstieg in die neue Zertifizierung frühzeitig vorzubereiten und strukturiert anzugehen.

Für Sie und uns bedeutet dies einige Veränderungen.

Zertifizierungen
Zertifizierungen nach ISO 9001:2008 und ISO 14001:2009 können wie bisher durchgeführt werden. Zu beachten ist hier, dass Zertifikate nach der alten Norm eine maximale Laufzeit bis zum 14. September 2018 haben! Ab dem 15.09.2018 sind dann nur noch Zertifizierungen nach DIN EN ISO 9001:2015 und DIN EN ISO 14001:2015 möglich.

Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 können jederzeit durchgeführt werden.

Rezertifizierungen
In der Übergangsfrist können noch Rezertifizierungen auf der Basis der DIN EN ISO 9001:2008 oder der DIN EN ISO 14001:2009 durchgeführt werden. Zu beachten ist hier, dass Zertifikate nach der alten Norm eine maximale Laufzeit bis zum 13. September 2018 haben! Ab dem 15.09.2018 sind dann nur noch Neuzertifizierungen nach DIN EN ISO 9001:2015 und DIN EN ISO 14001:2015 möglich.

Die Vorgehensweise zur Umstellung auf die neue Revision ist nachfolgend beschrieben.

Umstellung einer bestehenden Zertifizierung auf die neue(n) Revision(en) und der sich daraus ergebene Mehraufwand laut der DAkkS-Richtlinien:
1. Rezertifizierung
Die Umstellung kann im Rahmen der nächsten Rezertifizierung erfolgen. Hier wird ein Mehraufwand von min.10% (des kalkulierten Auditaufwandes), jedoch mindestens aber 0,25 Audittage vor Ort notwendig. Das neue Zertifikat erhält die volle Laufzeit von drei Jahren.
2. Überwachung
Die Umstellung kann auch im Rahmen der Überwachungsaudits erfolgen. Hier wird ein Mehraufwand von min. 20 % (des kalkulierten Auditaufwandes), jedoch mindestens 0,5 Audittage vor Ort notwendig. Das neue Zertifikat erhält das ursprüngliche Ablaufdatum des Dreijahreszyklus, das heißt, dass eine vorherige Befristung bis zum 14.09.2018 aufgehoben wird.

Fahrplan/Empfehlungen für die Umstellung auf die jeweilige Revision 2015

Um die Umstellung auf die Revisionen praktikabel umzusetzen, möchten wir Ihnen einen kleinen Leitfaden an die Hand geben. Dieser besteht aus 5 Schritten und ist für beide Normen anzuwenden.

1. Ermitteln Sie als Erstes die organisatorischen und dokumentarischen Deltas zwischen der alten und der neuen Revision der jeweiligen Bezugsnorm, welche angegangen werden müssen um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
2. Schulen Sie Ihre Prozesseigner so, dass diese entsprechend sensibilisiert sind für die notwendigen Änderungen und damit sie den Sinn bzw. das entsprechende Ausmaß dieser neuen Forderungen richtig interpretieren können. Die Prozesseigner sollten dann die Schulungsinhalte an die Mitarbeiter in den Prozessen weitergeben.
3. Entwickeln Sie mit den Prozesseignern einen Maßnahmenplan, in dem eine klare Zeitschiene festgelegt wird. Auch wenn die Übergangszeit drei Jahre dauert, sollte am schon frühzeitig mit den Maßnahmen beginnen.
4. Aktualisieren Sie Ihr jeweils vorhandenes Managementsystem und die damit verbundene Dokumentation, um den Anforderungen der neuen Bezugsnorm gerecht zu werden. Der Fortschritt bei der Umgestaltung sollte zeitnah überwacht werden. Bei der Änderung der Dokumentation ist zu beachten, dass diese nicht zwangsläufig nach der High Level Structure aufgebaut werden muss. Da aber alle relevanten Normen ebenfalls nach dieser Struktur aufgebaut werden bzw. schon wurden und Änderungen in den nächsten Jahren nicht absehbar sind, empfehlen wir eine entsprechende Umstrukturierung. Wenn Sie bei der alten Struktur bleiben, sollte eine Übersichtsmatrix erstellt werden, aus der ersichtlich ist in welchen Dokumenten Sie die neuen Anforderungen beschrieben haben. Dieses sollte für Sie eine Hilfe bei der Erstellung und bei späteren Änderungen darstellen (siehe auch Anhang der Normen).
5. Überprüfen Sie die Wirksamkeit der von Ihnen festgelegten Maßnahmen, z. B. durch ein internes Audit um ggf. noch Korrekturmaßnahmen durchzuführen.

Für weitere Informationen zur Umstellung auf die Revision 2015 stehen wir Ihnen gern zur Verfügung und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umstellung Ihres jeweiligen Managementsystems auf die Revision 2015.

20. Januar 2016   Oppitz